公司要不要买正版办公软件，是很多小老板心里的一根刺。一套正版办公套件的价钱，够添两台机器了；可不买，用盗版又心里发虚，隔三差五传出哪家被查、被罚的消息，听着就慌。夹在中间的中小公司和个人，都在盘算同一个问题：有没有既不犯法、又不掏那么多钱的路子。
这两天办公室里都在传一个免费的新拼音输入法，是家大公司刚放出来的，装的人不少，茶水间聊起来都说“免费的东西真香”。免费这股风，其实早就吹到办公软件上了——有一套国产的办公套件，个人用一直是免费的，装机量一点点起来，不少人开始拿它顶替那套要花大钱的洋软件。到底顶不顶得住日常的活，得装上真用一阵才知道。
小公司的账更好算。一个十来人的办公室，要给每人配齐那套正版洋软件，一年的授权费就是笔不小的开支，对利润本就薄的小买卖，这钱花得肉疼。老板们不是不知道盗版有风险，是横竖都难：买，现金立马紧一截；不买，头顶总悬着根线。这套免费的国产货出现，恰好给了他们一个不用在“犯法”和“烧钱”之间二选一的退路。
上手几乎不用学，这点最要紧
装完头一个感觉是：眼熟。菜单栏、工具条、那些图标的摆法，跟大伙用惯的那套几乎一个样，老员工不用重新学，点哪儿是哪儿。对办公软件来说，“上手不用学”比多几个花哨功能重要得多——一屋子人重新学一套操作的时间成本，远比软件本身贵。这一条，是它敢跟洋软件叫板的底气。
安装包也小。那套洋软件动辄要装小半天、占一大块硬盘，这套下下来没多大，装起来几分钟就好，旧一点的机器也带得动。开一份文档，点开就来，不用对着沙漏干等。对配置一般的办公机器，启动快、占地小，是天天都能感觉到的顺手。
还有个没说出口的好处：文件拿出去，对方多半认。因为界面长得像，新来的同事拿到别人用这套软件做的表格，凭老习惯就能上手，不用你专门教一遍。对一个人员流动不小的办公室，这省掉的是一遍遍带新人的功夫。
接同事发来的文件，八九不离十
最要命的考验是兼容。办公这行，文件是要来回传的，你这套软件存出来的东西，对方那套打不开、打开就乱，那就是废的。实测把同事发来的一批文档挨个开了遍：普通的图文文档、带公式的表格、排了版的演示稿，绝大多数开出来跟原样一致，表格里的函数也照算不误。日常那点收发、填表、写通知的活，它接得稳稳的。
偏差出在复杂的那头。一份套了一堆花样格式的文档，开出来偶尔会有个别地方错位；有人用特殊功能做的自动化表格，搬过来不一定认。越是把软件用到深、用到偏的活，免费这套越容易露怯；越是家常的活，它越顶得住。这条边界摸清了，就知道它该用在哪、不该指望它干啥。
还有个实在的用法：拿它当“救急的开合工具”。哪台机器没装那套洋软件，临时要开个文档看看、改两个字，装上这套免费的立马能顶上，不用为看一份文件去装那套又大又贵的。它未必是主力，却是一台随时能补位的替补，这个定位对多数办公室最实用。
别指望它干它干不了的活
但也得把话说在前头：它不是万能的。有些活天生就超出了它的舒适区——比如公司里那套跑了好几年的老模板，里头嵌着洋软件特有的宏和特殊函数，牵一发动全身，换到这套免费货上，轻则格式错位，重则公式算错数。这种“命根子”一样的老文件，硬搬过来等于拿生产开玩笑。判断该不该换，关键看那活有多依赖原软件的独门功能：家常的能换，命门级的别动。
还有人图省事，想把全公司的办公软件一刀切全换成免费的。这念头听着省，真干起来坑在后头：总有那么几台机器、那么几个人的活，离不了原软件的高级功能，一刀切下去，这些人先乱了阵脚。稳妥的法子是分着来——多数人的常规活用免费的，少数跑特殊表格的机器留着原版，两边各得其所。
免费不等于没代价
免费当然招人，可也别把它想成天上掉馅饼。它免费，是因为做它的公司算的是另一盘账——个人免费用出习惯、养出口碑，钱从企业客户和别的地方挣。想明白这层，就不会苛求它样样都跟花大钱的洋软件掰手腕，也不会因为它偶尔露个怯就一棍子打死。
真正该问自己的，是办公到底复杂到什么程度。要是天天就是写文档、填表格、做几页演示，这套免费的省下的是实打实的真金白银；要是公司里跑着一堆依赖特定高级功能的老表格、老模板，牵一发动全身，那还是稳妥用原来那套，别为省几个钱把生产捅出窟窿。选办公软件的关键，从来不是哪套功能最多，是哪套刚好接得住你手头这些活、又不让你多掏冤枉钱。
试用一圈下来，行政那台旧机器上的洋软件被卸了，换成了这套免费的，用了小半个月没出岔子。老板算了笔账，几个工位省下的软件钱，年底添了台新打印机。至于财务那台跑着复杂报表的机器，动都没敢动——该保守的地方保守，能省的地方省，这事就算办对了。
