前天下午客户在电话里问我一件旧事：他们三年前跟我们签过一批货，问当时那份报价单还能不能找出来，他要核一个单价。我在电话里让他稍等，回头在桌面搜索框里敲了客户简称加“报价”两个词，回车，十几秒，那份 xls 在结果第二条。打开一看，签的那个价格、含不含税、运费谁承担，都还在上面。挂电话的时候他嘟囔了一句“你们资料保存得挺好”。我心里清楚，其实我这套东西一点都不高明，甚至有点笨。
可我这台机器上现在压着两万多个文件，真遇上事儿，我确实能在十几秒里翻出三年前的东西。这事儿搁在从前，是想都不敢想的。
当时办公室的电脑普遍就五百来兆内存，开机先跑杀毒，再开 Outlook 收信，顺手把 QQ 也挂上，内存条基本就见了底，连开个文件夹窗口都要等它先喘口气。文件越多，机器越慢，慢到后来人都不想找了，宁可重新做一份，这也正是大多数文件最后变成“找不到就算了”的根子。
先说我从前有多乱
早些年我的桌面上一百多个图标，一半是“新建 Microsoft Word 文档.doc”这种没改过名的。D 盘根目录下有“新建文件夹”“新建文件夹 (2)”“新建文件夹 (3)”，还有一个叫“临时”的目录，里面又套了一个“临时2”，临时2里面说不定还藏着个临时3。每次存个东西，先在那一堆同名文件夹里犯晕，最后往往是随手扔桌面，心想“明天再理”——明天当然没理。
最难受的一次是找一份会议纪要。我记得开会那天下过雨，记得纪要是我自己写的，也记得里面有一句关于付款节点的话。可我翻遍了三个磁盘、四个“新建文件夹”，用系统自带的搜索框输了关键词，它慢吞吞转了半天，报出来的结果跟我想要的没半点关系。最后我是在 Outlook 收件箱里翻邮件附件找到的，前后花了一个多钟头。那天我就下了决心，不能再这么下去。
一级目录只留五个，编上号
现在 D 盘根目录下就五个文件夹，前面都带数字，为的是排序不乱：01_在办，正在推的项目全放这儿，一般不超过十来个目录；02_归档，办完的搬进来；03_模板，空白表格和格式范本；04_资料，跟具体项目没关系但有用的东西，行业标准、产品手册、收集来的文章；05_个人，跟工作无关的杂物，照片、下载的软件、自己写的东西。
就这五个，我很久没加过第六个。这一点我挺坚持——一级目录一多，它就会重新变成一锅粥，因为你每次存东西都要犹豫“这该放哪个”，犹豫那两秒，手就又把它扔桌面了。桌面我现在只允许放三样：一个叫“待整理”的文件夹，回收站，还有当天正在弄的那一两个文件。每天下班前把“待整理”清空，清不完就明天早上第一件事清，绝不拖到第二天下班。
归档按年份加月份，加项目名
02_归档 底下第一层是年份，第二层是四位月份加项目名，像 0608_某某商场，0703_某某医院。第三层才是具体材料，一般分合同、报价、图纸、往来邮件、验收这几个。为什么把月份放在项目名前面？因为我脑子对时间的记性比对名字好。我常常想不起客户全称，但大致记得那件事是开春办的还是入冬办的，数字在前，按名称排序自然就是时间顺序，滚一下鼠标就到了。
文件名的格式，我用了四段
日期_类型_对象_版本。举例子：20060825_报价_某某商场_v02.xls；20060830_纪要_内部评审_v01.doc；20060901_合同_某某医院_已盖章.pdf。日期用八位数字，不加横线也不加点。类型限定在十来个词里：报价、合同、纪要、方案、图纸、清单、汇总、通知、说明、验收。对象写客户简称或者项目简称，不写全称，版本用 v 加两位数。
名字里不许有空格，不许有括号、井号、加号。这不是讲究好看——带空格的文件名走 FTP、进压缩包、从邮件里另存出来，被截断或者变乱码的次数我碰上过好几回，尤其是对方用的客户端跟你不一样的时候。中文我留着，因为认起来快，但符号必须干净。
还有一条是我自己吃过亏才加上的：文件名里绝不写“最新”“最终”“定稿”这类词，写了之后，一个月后你面对“报价_最终.xls”和“报价_最终2.xls”，只能两个都打开，一个一个看，看完还不敢确定。
模板目录是省时间最狠的一块
03_模板 里现在有十九个文件。报价单、送货单、会议纪要、周报、请款单、简易合同、投标封面、内部通知，都是空白带格式的。每个模板我在文件名后面加了 _模板 两个字，防止手滑直接在模板上改。用法很固定：打开模板，另存到项目目录，改名字，再动内容。听起来是常识，但我从前的习惯是找一份最近的旧报价单，直接改数字另存——结果客户名忘了改，抬头还挂着上一家的名字，把这份东西发出去过一次。那次之后我老实了。
桌面搜索是让这套东西真正能用起来的关键
光有命名规则不够，因为人记不住那么多目录。我装了 Google 桌面搜索，让它对 D 盘的 01 到 04 建索引，05_个人 和临时目录排除掉。它第一次建索引的时候机器很卡，我是晚上下班时挂着让它跑了一夜，第二天来就好了。建完之后能按文件内容搜，这一点比系统自带的搜索强太多，我搜一个客户简称，Word、Excel、txt 里提到这个词的都出来，连邮件也一起出来。前天那份三年前的报价单就是这么找到的。
百度硬盘搜索我也试过一段，中文分词感觉更合我用，但当时它对 Excel 里的内容支持不如前者，我最后留了 Google 那个。这个选择没什么道理可讲，谁能把我要的东西翻出来我就用谁。要提醒一句，桌面搜索在老机器上确实吃资源，我这台内存五百一十二兆，索引跑起来的时候切换程序有点顿，我的处理办法是把索引时间设成不使用电脑时才跑，白天基本感觉不到。要是机器再差一点，我建议先别装，把命名规则做好，光靠目录也能找。
网上看到的东西，我存 mht 不存链接
收藏夹里我按项目和客户分了文件夹，隔一段时间用 IE 的“导入和导出”把整个收藏夹导出成一个 htm 文件，扔进 04_资料 里存着。这一步做过之后我重装过一次系统，收藏夹一分钟就回来了。但真正要紧的资料我不敢只存链接，碰到有用的页面，我用另存为，格式选“Web 档案，单个文件”，存成一个 mht，整页连图都在一个文件里，搬来搬去不散。
我吃过的亏是一份行业标准的说明页，过了几个月再点收藏夹，页面没了，站点改版了，那点内容白记了。摘录我放在 Word 里，一个客户或者一个题目一份，每段末尾必须写来源和看到的日期。这个习惯是被同事问出来的——他问我这个数据哪儿来的，我答不上来，等于这条资料废了。OneNote 我试过，公司这批机器装的 Office 里没有它，我自己装了一份，用了大概两周，最后还是回到 Word 和纯文本，原因很实在：我要把摘录传给同事看，对方打不开，工具再顺手，只有你一个人能开，它在办公室里就是半残的。
备份分两条腿，一条刻盘一条移动硬盘
每个月月底，我把 02_归档 里当月新增的东西刻一张 DVD-R，四点七 G 一般够用，不够就分两张。盘面上用马克笔写年月和大致内容，盘套上再写一遍，因为马克笔会被摸掉。刻完当场从光驱里读一遍，确认能打开，不然刻废了你还以为存好了。我那台刻录机是跟同事合买的，一台机器摊下来不贵，但刻一张盘要十几分钟，周五下午坐在那儿盯着进度条，是那一周最安静的十几分钟。
另一条是那块八十 G 的移动硬盘，每周五拷一次，整个 01 和 02 直接覆盖过去。拷完在硬盘上贴的纸条上写日期。这块硬盘不放在办公室抽屉里，我带回家，跟公司这份分开放。这是听一个跑外贸的朋友说的，他们公司丢过一台机器，丢完才发现备份也在这台机器里。
说个不好听的实话：只备份不整理，等于没备份，我从前也拷过好几块盘的东西，但里面全是“新建文件夹”，真出事去里面找，跟大海里捞针一样，命名和目录理清楚了，备份才有意义。
这套办法的毛病
它不适合共享。我这套目录和命名只在我自己机器上成立，共享盘上那份是全组的，规则松得多，我改不动别人的习惯。我试过在组里推，推了两回，效果一般，最后只在我们几个人常用的那两个目录里立了规矩。它也治不了“该不该留”这件事，我到现在还是舍不得删东西，两万多个文件里我估计有三成永远不会再打开，硬盘便宜，我暂时选择不删，但我知道这不算好习惯。
还有一点，分类到第三层我就不往下分了。有人喜欢分得很细，我试过，细到第五层之后每次存东西都要点五次鼠标，点烦了就开始乱扔。两三层加一个能搜内容的工具，是我摸出来最省力的组合。就这些，谈不上什么体系，就是一套让我在电话里不用说“我找找，回头给您”的土办法。
