一份标书，正文 Word 十七万字带图，报价 Excel 六个工作表，资质扫描件二十多张 JPG，还有两份 PDF 图纸。全都塞进一个文件夹，右键看属性，三十一兆多。参与改这份东西的人分在三个地方：总部这边我和另一个同事，分公司那边两位，投标现场那边还有一位跟客户对口的。四轮修改，五天时间，最后一版要在周四下午打印装订盖章。中间出的岔子够写一整页，我挑几件最值钱的说。
第一个坑：邮箱根本发不出去
头一天晚上我很自然地想到用邮件发。公司企业邮局单封附件上限五兆，超了直接弹回来。我换免费邮箱试，能传大一点，但对方公司的网关把带附件的外部邮件卡了，收件人只看到一封被剥掉附件的空壳。当时拨号加 ADSL 的带宽都紧，一封大邮件发出去要转好久，进度条走得人心慌，偏偏对方还在电话里催“收到了吗”。
于是走了老路：WinRAR 分卷压缩。压缩分卷大小填四点五兆，切成七个卷，分七封邮件发出去。发到第五封的时候我自己都心虚了，因为我知道接下来会发生什么——果然，分公司那边回话说少收了一封，第三卷没到，解压提示需要下一个分卷。重发那一封，又赶上他们那边邮件服务器排队，等了四十多分钟。这件事之后我给自己定了条规矩：超过十兆的东西，不走邮件，邮件只用来发一句话，说明东西放在哪、叫什么名字、什么时候更新的。
FTP 是最后活下来的那个办法
机房里有台闲着的旧服务器，跑着 Windows 2000，本来是给内网放安装包用的。我请网管在上面装了 Serv-U，开了一个投标专用目录，建了两个账号：一个能读能写，给参与改稿的几个人用；一个只读，给现场那位用，免得他手快把东西删。客户端我们几个人用得不统一，我用 FlashFXP，分公司那位习惯 CuteFTP，还有一位干脆用 IE 地址栏敲 ftp 地址凑合，都能用，关键是断点续传管用。
三十兆在拨号那点速度上真的慢，我第一次上传等了将近二十分钟，中间断过一次，好在续上了，没从头来。目录结构定得很死，就三层：第一层按日期，比如 0829；第二层分正文、报价、资质、图纸四个目录；第三层不许再建。谁上传谁负责在自己那个目录里放，不许往别人目录里塞东西。这条规矩看着刻板，但它省掉了一件很麻烦的事：出问题的时候，一眼能看出是谁的那一版。
局域网共享我们也用，总部这边两个人直接走 \192.168.1.20 上的一个共享目录，快得多，可是分公司那边进不来，没有专线也没有别的通道，所以共享盘只能当总部内部的临时中转，最终版一律要上 FTP。
QQ 传文件我也试过。两个人都在线的时候，直传速度比 FTP 还快，但它有两个毛病：一是对方必须坐在电脑前点接收，二是三十兆传到一多半断掉的概率不小，断了就得重来。所以它只适合传单个几兆的小东西，比如一张改好的资质扫描件。当时大家的网络都不稳，谁也不敢把压箱底的最终版押在“对方刚好在线”上。
第二个坑：报价单被两个人同时改，覆盖了一版
这是这次最疼的一次。报价那张 Excel，分公司的同事下载下来改了单价，我这边同时在改数量和折扣，两个人各自改完各自往 FTP 上传，文件名一样，后传的那个把前面那个盖掉了。发现的时候已经过了两个钟头，我心里咯噔一下——那版里有个含税价的调整，就这么没了，而客户那边还在等我们回一个准数。
救回来的办法说来也简单：每天下班前我都会把当天所有东西打包成一个 rar 传到一个叫“每日封版”的目录里，名字写清日期和时间。我从前一天的包里把报价单拿出来，跟被覆盖后的版本对着看，把丢掉的那部分手工敲回去，花了大概四十分钟。
教训不是“要备份”，这话谁都会说；教训是：备份必须是每天定点、机械执行的一个动作，不能靠想起来才做。我现在把这件事放在下班前锁门之前，跟关空调关灯排在一起。
文件名规则很土，但它救过我们不止一次
我们最后统一成这样：类型_部分_版本_人_日期。举个真的例子，标书_技术部分_v03_张伟_0829.doc；报价_含税_v05_李芳_0830.xls。明令禁止的几个词：最终版、终稿、定稿、最新、改好的。这几个词我们以前每份材料里都有，然后就会出现“最终版2”“最终版-真的最终”“最终版-用这个”，谁看谁懵。版本号只许用 v 加两位数字，往上加，不许往回改。
另外一条是文件名里不许有空格，不许有括号和井号。这不是洁癖——名字里带空格的文件走 FTP 或者从邮件里存下来，经常会被切断或者变成一串乱码，尤其是对方用的客户端跟你不一样的时候。中文名我们保留了，因为大家认中文快，但空格和符号必须清干净。有一回分公司同事发回的文件名叫“报价 (新)(2).xls”，到我这边解压出来变成“报价”后面跟一串问号，差点没认出来。
四个人改一份 Word，靠修订和一个合稿人
正文那份 Word 是最容易乱的。我们的规矩是：只有一个人有权改终稿，其他人一律开着修订改，改完传回来。具体操作在工具菜单里，先点修订把它打开，改动会带下划线和颜色，右边空白处显示批注。改的人不用管好不好看，写清意见就行；我作为合稿人，一份一份打开，用工具里的比较并合并文档，把几个人的改动并到我手上这一版，然后逐条点接受或者拒绝。
合稿这件事很枯燥，一晚上能干两三个钟头，但它把责任收在一个人身上，出错能找到人。我们试过让大家各自改各自传的做法，两轮之后连我自己都说不清哪一段是谁写的、为什么改成这样。还有个小细节值得记：合完稿之后一定要另存一份把修订全部接受、批注全部删掉的干净版，专门用来打印。有一回差点直接拿带批注的版本去印，是打印预览时看见页边空白处那一片灰框才发现的。
每天十八点封一次版，第二天从封版往下改
时间紧的时候最怕的不是改不完，是不知道现在哪一版是准的。我们定了个死规矩：每天十八点，不管改到什么程度，我把手上的东西打包上传，命名写清日期和时间，比如 汇总_0829_1800.rar。当晚谁再改，一律从这个包里的文件往下改。这条规矩执行到第三天，分公司那位同事在电话里跟我说了句“现在踏实多了”，我理解他的意思：他不用再猜自己手上那份是不是过期的。
最后一步反倒最原始
终稿定下来，打印这件事我没敢让别人代办。A4 单面，技术部分一百四十多页，装订成册，骑缝章一页一页盖。报价单单独密封装袋，封口盖章。资质复印件核对原件，一张一张对，对完在角上打个铅笔勾。那台老打印机打厚本子会卡纸，我守在旁边一张张喂，生怕中间错一页顺序。
然后是送。现场那边我们同城寄了一份，另一份我塞进包里，第二天一早自己坐车送过去。电子版另外拷了两份，一个一 G 的 U 盘，一张刻好的光盘，光盘上用马克笔写了项目名和日期。这三样东西一路上我都摸着，怕丢——当时没有别的方式能把一份三十一兆的东西稳稳带过去，U 盘怕丢，光盘怕划，只能人跟着。
说点我自己的看法
这一整套下来，真正把事情兜住的，不是哪一个工具。FTP 也就是个能放东西的地方，WinRAR 也就是个压缩包，Word 的修订也就那么几个按钮。管用的是那几条死板的规矩：大文件不走邮件；一个人合稿；文件名按格式写；每天定点封版。规矩土，可它们有个共同的好处——不依赖谁的记性，也不依赖谁当天心情好不好。
我们这次四个人分三个地方改四轮，最后没出大错，我把功劳记在那几条规矩上，不记在我自己身上。要说还有什么没解决好的，就是异地那边进不了共享盘这件事，绕来绕去还是慢，这个不是我能定的事，我把情况写成一页纸交给了网管和主管，能不能推动，看后面吧。那天周四下午，标书准时装订好送走，我靠在椅背上，第一次觉得这种跨城市的折腾，也能有个不慌的收场。
