到了年底，打印区就排起了队。一台机器吐出来的表，纸宽不够，最右边的两列跑到第二页去了，第二页上光秃秃地竖着两列数字，翻过去的人直挠头：这俩数挨着哪一列来着？打印出来的东西和屏幕上是两回事，年年都有一屋子人赶在年关见识这一回。
报表宽是常态。几十列的明细表，竖着打，纸宽根本兜不住；硬打，右边几列就滚到第二页。还有更闹心的：翻到第二页，顶上没有标题行，满页数字不知哪列是哪列，领导捏着纸，眉头越皱越紧，最后来一句："这张表，谁打的？"一句话，前半夜的功夫全白费。打印这关过不去，表做得再细也白搭——年终的报表，十有八九是要落到纸上的。
头一道手续，是打印预览。别直接点工具栏上那个打印机图标，先走"文件—打印预览"，看看分页线切在哪儿、哪几列被甩出去了。预览这一步，能挡掉八成打印事故。屏幕上显示的和印出来的是两套版面，列宽、行高在纸面上换算过来，跟眼睛看到的不是一回事；预览就是那个"先看一眼再动手"的保险。宽表尤其要看——屏幕上滚一滚不觉得，一上纸，宽窄全现形。
第二道手续，在页面设置里。方向改成横向，报表一下就宽出一大截；再不行，缩放里选"调整为 1 页宽"，让 Excel 自己把比例压到刚好一页宽，高度无所谓，多几页就多几页。表格宽得离谱的时候，缩放也别硬来——字压到看不清，打出来就是一张摆设，那当口该拆列或者改排版，把不关键的列收进附注，别指望一台机器把天大的表塞进一张纸。
第三道手续，也是最容易被漏掉的：顶端标题行。页面设置—工作表—顶端标题行，把第一行（或者前两行）选进去。设好之后，翻到第几页，标题都钉在页眉的位置上。多页报表没了这一行，就是一份没有路牌的迷宫，翻页的人全靠猜。这一项设置最不起眼，也最救急，设一次，能管一整年的月度表、季度表。
第四道手续，管打印的范围。有时候整张表里只要中间一段，把用不上的行也打出来，纯属浪费纸，还显得不专业。选中要打的区域，"打印区域—设置打印区域"；想在哪分页，就在哪一行前面插分页符，或者切到分页预览视图，直接拖动蓝色的虚线，哪页到哪儿，看得清清楚楚。页边距也别放任不管，默认的边距常常宽得吓人，收一收，一页能多装好几行。
屏幕上看着好好的表，为什么一打印就乱？因为屏幕是"所见"，打印是另一套版面逻辑。Excel 在屏幕上按像素和滚动条算，到了纸上按厘米和页算，两套体系本来就对不齐；再加上默认的打印设置是"全表、按宽度自然排"，不碰设置的人，打出来什么样全凭运气。这不是表做得不好，是压根没人告诉它该怎么上纸。老手打表的顺序永远是先预览、再设页面、最后才点打印，新手常常反过来，打印键按得飞快，废纸堆得老高。
还有一个办公室常见误区：用截图打表。嫌打印麻烦，把屏幕放大到两百倍，截个图贴进 Word 再打出来——糊、小、歪，三样占全。截图是给屏幕上看的，不是给纸上的；真要打，老老实实走打印那套手续，十分钟的事，比跟一张糊图较劲一晚上强。
打印不认网格线，这条不知道坑过多少人。屏幕上淡灰色的表格线，看着清清楚楚，一打印，干干净净一片白，数字全浮在纸上，分行全靠猜。要打边框，得先把要打的区域选中，在单元格格式里把边框线设上，该粗的粗、该细的细，标题行加一条底线，合计行上方加一条线，层次一下就出来了。合并单元格也有讲究：跨页的合并单元格，打印时会从中间断开，字被切在两页上，这种地方要么拆开不合并，要么把跨页的位置挪一挪，避开断点。
页眉页脚是最后一道门面。页面设置里能自定义页眉：左边放公司名，中间放报表名，右边放文件编号；页脚放页码，"第 X 页，共 Y 页"，翻到最后一眼知道全不全。这些字不占表里的格子，打在纸的上下边缘，既整齐又不碍事。年底交出去的一摞表，页眉页脚统一了，一眼看过去就是一套成体系的东西，不是东拼西凑的散纸。
这些日子报表里的数字格外扎眼。物价一拨一拨地涨，同一张表，上月填的数这个月又得改，领导盯着屏幕上跳动的数字念叨；中午休息，同事在茶水间约着周末去看刚上映的贺岁片，说票都订好了。热闹归热闹，报表该打还是得打——年底这一摞纸，是给上级看的、给审计留的、给来年做底子的，一张都省不了。
一个工作簿里十几张表，也是年底常见的阵仗。年度汇总表、明细表、对比表、附表，全塞在一个文件里，打印的时候一张一张单独设，累死人。有省力的法子：每个工作表都设好自己的打印区域和标题行，然后整个工作簿一起打印——文件菜单里选打印，打印内容那一栏勾上"整个工作簿"，十几张表一次吐完，每张都按各自的设置来。比一张一张开、一张一张调，省下的是半下午。还有个小经验：同一个工作簿里的表，字体、行高、列宽尽量统一，打出来摞在一起才像一套，不然有的宽有的窄，装订都费劲。
打印之前，最后一道工序是核对数字，不是排版。排版错了可以重打，数字错了，打得再漂亮也是错的。合计行对不对、总数能不能对上、小数位有没有统一，这些在预览之前就该过一遍。见过有人把一张打好的表贴进文件夹，第二天领导随口问了一句总数，他低头一看，表上那个数跟他报的不是一个——原来录的时候手滑，多按了一个零。打印前把关键数字在心里过一遍，比什么都重要。
打印机的脾气也得摸清。针式打印机走连续纸，一叠连页纸哗啦啦地进，打印完得自己撕开、对齐撕口，页边距设得不好，撕出来的纸参差不齐；激光的走单张纸，一次一张，稳当是稳当，可碰上宽表，纸盒里没备横向的纸，临时翻箱倒柜。还有卡纸、缺墨、色带磨薄这些事，越到年底越爱凑热闹。所以打印前先看一眼机器：纸够不够、墨有没有、卡没卡纸，省得排到跟前才发现，还得让位给后头的人。
打印机吐出来的那摞表，终于齐整了：一页不切，列全在，每页顶上有标题行，右下角还有页码，翻到最后一页，"第 12 页，共 12 页"稳稳地收着尾。行政把纸按顺序码齐，夹进文件夹，又拿订书机在角上钉了两下。打印机还在一旁响着，年底的表，一张接着一张往外吐。
