长假回来的第一个早上，办公室里最响的不是问候声，是此起彼伏的来信提示音。放假头两天还有人回邮件，后几天大家默契地都不看了，假期一过，收件箱里齐刷刷堆出几百封：放假前没来得及处理的、假期里系统自动回复的、退订确认、群发祝福、转发的段子，还有不知道从哪儿冒出来的荐股广告。有人手一抖按了全选，又赶紧松开——怕把要紧的也删了。就这么对着屏幕发怵，一上午过去了，邮件一封没少，正事一点没动。
收件箱这东西，最怕的就是"一封封点开"。点开一封，就多一个念头：这封要回，那封要转给谁，这份报价等会儿得算一下。念头攒多了，脑子就乱了，最后常常是：翻到一封重要的没看见，或者看见了一犹豫，又被新进来的顶下去了。几百封邮件，真正要你回的也就十几封，剩下的都是噪音，可噪音真能淹死人。长假回来头一天，别急着回信，先把这堆信"理"出个样子来。
第一遍：只扫主题行，批量清掉一眼就认得的
动手之前先定个规矩：头一遍不看内容，只看主题行。系统自动回复、退订确认、群发祝福、转发的段子，这类信不用点开就能认出来，直接批量删掉或者扔进垃圾箱。荐股广告、中奖通知这类，连看都不用看，删。有人舍不得删，怕万一有用——一份"系统自动回复"能有什么用？删掉的是噪音，留下的才是需要你花时间的。
这一遍要快，别恋战。一封邮件在眼前多停五秒，就多五秒的犹豫。真正要紧的信，主题行里一般都写得清楚，比如"请确认合同版本""周五前回复报价"，一眼就能捞出来，先别动它，留在收件箱里。剩下拿不准的，也别当场纠结，统统挪进一个"待定"文件夹，等大部队清完了，再回头慢慢处理。
顺手教一个小操作：把收件箱按主题行排个序，同一个话题的邮件就会自动凑到一起，比如"报价"的在一堆，"合同"的在一堆，一眼就看清是哪几摊事。按发件人排也行，领导、客户、行政分的清清楚楚。排序不是整理，只是让眼睛少花力气——人眼一次只能盯一件事，把同类的东西聚拢，脑子就不用来回跳。那阵子行情正热，荐股群发的邮件一天来好几拨，按发件人一排序，全是一伙的，整批一删，痛快。
第二遍：剩下的分三堆，一堆一堆来
清完第一遍，收件箱肉眼可见地瘦了一圈。剩下的信，按"要不要我回"分成三堆：要回的，留在收件箱，按轻重排好；只看不回的，比如同事抄送给你参考的、行政发的通知，读完归档，不用回；拿不准的，进"待定"文件夹，每周五花十分钟清一次，该回的回，该删的删，别让它积灰。
这个分堆的动作看着简单，其实是给脑子松绑：收件箱清零不是把信全回完，是让每一封都有处可去。该回的排着队，该归档的进了文件夹，该扔的进了垃圾箱，眼前一干净，心就定了。最怕的是那种"全留在收件箱里慢慢看"的做法，看着什么都没丢，其实什么都悬着，悬着的东西一多，人就慌。收件箱是待办区，不是档案室，更不是垃圾场——分清这三样，它的脾气就好伺候了。
分堆的时候，别开新邮件，也别顺手回。一开一合之间，注意力就散了。真要忍不住想回一封"很快的"，告诉自己：它跑不了，分完堆它还在。等三堆分完，该回的都在眼前排着队，回头一封封来，又快又稳。有人分堆分到一半开始回信，回着回着想起来"刚才那封是放待定还是该回"，又翻回去找——来回折腾，比不收拾还累。
第三遍：两分钟法则，回信不磨洋工
分完堆，真正要回的也就十来封。回信也有讲究：两分钟内能打完的，立刻回，别攒；要查资料、要想一想的，写进当天的待办，关掉邮箱去查，别在邮箱里来回磨。有人回一封邮件能磨半小时——打开，想两句，去倒杯水，回来再想两句，其实那封邮件三十秒就能回完。邮件这东西，攒着不会自己变容易，只会越攒越沉。
顺手还能立个规矩，治一治"邮件没下文"的毛病：主题行里写清楚"请X日前回复"，收件人一多就自动分派。长假前后、项目赶工的时候，这招尤其管用——对方一看到日期，就知道这事有时限，不会拖着拖着没影了。回完要紧的，剩下的该归档归档，该删删，收件箱清清爽爽，第二天早上开机，心里不慌。
回信的活儿，还能再省一点：把常用的几句话存成模板，存在邮箱的草稿或者一个专门的文件夹里。催对方回复的、确认收到材料的、告知进度的、转达通知的，各存一份，用的时候调出来改几个字就发。别小看这几句话，忙起来的时候，一天能省下十几分钟，还省得每封信都重新想措辞。有人觉得存模板显得不真诚——措辞是自己的，模板只是省了打字的时间，回的内容一样走心。
真要较真，回信的节奏也有讲究。要回的十来封信，别按来信时间一封封来，按轻重来：客户的、领导的、有死线的排前面，先紧后松。有人习惯从最新的往回一封封回，回着回着时间没了，最要紧的那封还压在底下没翻到。先回要紧的，剩下的就算当天回不完，明天接着回也不耽误事——可要紧的那封压着，一整天心里都吊着。
更省心的是放假前就留一手
这套"先理后回"的办法，长假前头一天就能用上：走之前把收件箱清一遍，该回的回了，该归档的归档，再设一条自动回复，写明"放假期间邮件节后处理"。回来的时候，收件箱里只有假期里新进来的，心里有底得多。有人觉得放假前谁还顾得上这个，巴不得赶紧锁门走人——可放假前那半小时的收拾，换的是长假回来第一天的从容，这笔账怎么算都值。
真要说开，这套办法的根子就一句话：别让收件箱替你做决定，也别让它替你记事情。该你回的信，排好队一封封回；不该你管的信，删掉归档；拿不准的信，给个去处再定。邮件是工具，不是主子——可它有个性子，你越怕它，它越压着你。长假回来，别人对着几百封邮件发怵的时候，你已经在泡茶了。差别不在运气，在动手之前的那个"先理后回"。
也有人不这么看，觉得邮件嘛，放着放着就少了，急什么。可放着放着，它只会越来越多，越来越乱，到最后连"哪些重要"都想不起来。长假回来的第一周，最忌的就是一口气把假期攒下的活全堆在一天干完——邮件清了，账还没对，会还没开，人先累垮了。分三天清，每天清一部分，第一天空出个把小时理邮件，第二天回要紧的，第三天把待定文件夹过一遍，节奏匀着走，既不耽误正事，也不至于一上来就把自己淹了。
收件箱理干净的那天下午，办公室里有人长出一口气，说这堆信看着吓人，真下手清，也就一上午的事。旁边人接话：是，就是开头那一下难，不敢点。把鼠标移过去，删掉第一封没用的，后面就顺了。收件箱不空，人就没法踏实干活；收件箱空了，心也跟着空了，长假算是真过完了。
