行政抱回来的那几台摄像头是夹在显示器顶上的，米色的 CRT 屏，摄像头小小一个卡在边框上，看着像给老电视戴了顶帽子。机房那头拉了条两兆的 ADSL 专线进会议室，说以后小会线上开。我被点名负责把这套东西跑顺，头两个月几乎每会必到，工位离机房近，这种苦差事总轮得到我。
老板上视频会议的话说得很直白：省差旅。三个城市都有人，以前每月调度会总得有人坐飞机或者火车过来，光路费就是一笔，路上还耗掉一天。
第一次试，行政在 A 市、我在 B 市、另一个同事在 C 市，三方连上。画面方块感很强，人一动就糊，声音比画面慢半拍。但确实没买机票，老板挺满意。我当时的感觉是这玩意儿能凑合，远没有宣传里那么神。
上视频会议之前，三个城市碰头全靠电话会加邮件。电话会听不清谁在说，邮件来回又慢，遇到要当场对数字的时候，两边都对着自己的 Excel 算，算完再念给对方听，念错一个小数点整场重来。视频好歹把那张表摊在了同一块屏幕上，谁改了哪儿一眼能看见。
会前定下三条规矩
线上会最容易变成闲扯。大家看不见彼此在干嘛，手机放旁边，QQ 挂着，走神没人知道。我开头也由着性子开，有回会开到一半，A 市那边半天没声，一问才知道人去接水了，议题早跳过了。后来我定下规矩，每次会前我把议程发到群邮件，列清楚这次要拍板哪三件事，没议程的会一律推迟。线下会还能靠眼神把人拉回来，线上会一散神就拉不回，再收拢得花双倍时间，这点我试过两次才认。
摄像头必须开，麦克风默认关，谁发言谁开麦。这条是踩了坑才定的。头几次大家麦都开着，空调声、翻纸声、隔壁打印机声全灌进频道，A 市那边还一直有回声呜呜的，技术部小伙子查半天说是没开回声消除。后来干脆默认静音，轮到谁说谁按一下开麦，世界一下清净，连会议记录都好做多了。
会后半小时内发纪要，只记决议和待办，不记过程。视频会最怕开完就散，谁都觉得自己听懂了，过两天问起来各说各话。我固定了个模板：决议、负责人、截止日三栏，会后边听回放边填，系统能录，半小时内丢到共享文件夹。线下会我还得凭记忆写，线上反而有回放兜底，这点它确实比线下强。
跨城出差确实少了，调度会不用再有人专门跑一趟，光这一项季度账面上就少了几张机票钱。但大客户谈判、要拍板的敏感事，老板还是把人叫到面前。视频会议替代不了握手那两分钟里建立的信任，也替代不了酒桌上那句真假难辨的玩笑。它能传画面和声音，传不了气场。
带宽和设备，是两个坑
带宽是个坑。两兆专线平时够，可一到月底财务那边也在传大附件，会议就卡成幻灯片，画面定格在某个人的傻笑上动不了。我们后来和网管约好，每周三上午的会，财务那台机器先别跑批量任务。这种抢带宽的协调，是上视频会议前没人提醒我的，真等卡了才知道要提前排，排不好整场会废在缓冲里。
设备也有坑。摄像头第一次装，行政架太高，画面里只看见每个人下巴和天花板灯管，特别诡异，像一群人在井底开会。我挨个调低到眼平线，效果立竿见影，至少能看见对方眼睛。还有耳麦，买的最便宜那批，戴一小时耳朵疼，后来换成头戴式，开会舒服多了。这些小事堆起来决定一套系统能不能用下去，采购图便宜，最后还得返工。
硬件终端那种盒子插电视上，画面稳、不依赖电脑，但贵，一台顶我们半个月差旅。纯软件客户端连服务器，便宜、好扩容，可吃电脑资源，老机器跑起来卡。我们选了软件，理由就是便宜和好扩。一年就开两次跨城会的，真别凑热闹，火车票比一套系统便宜，还顺便让人出趟门透口气。
敢缺席？那就必须开摄像头
线上会让人更敢缺席。线下会你人不到，全场看着你空椅子；线上会关了摄像头，谁知道你在听还是在打游戏。我们后来立了条，开会必须开摄像头，谁关了算没到，记进考勤。这条刚出时有人骂，执行一个月，迟到和开小差明显少了。规矩是逼出来的，没有规矩，工具只会放大散漫。
回放录下来的文件不小，存在共享盘上占地方，有回把那台老服务器的剩余空间吃紧，网管跑来问我。我后来改成只留一个月的回放，旧的刻盘存着，需要再翻。刻盘当时还没淘汰，一卷空盘几块钱，比买硬盘划算，就是翻的时候得挨个往光驱里塞，麻烦归麻烦，总比丢了强。
它擅长什么，不擅长什么
我观察下来，视频会议最擅长的是信息同步型小会：三方各报进度、对一下数字、定个下一步，十分钟能散。它最不擅长的是要吵架或者要说服人的场合，隔着屏幕，语气软了没人怕，硬了又显得冒犯，很多事还是得坐到一张桌子前才算数。
那阵子每周三的调度会我都会提前把议程发好，摄像头调正，麦克风静音待命，等连线声响起，三座城市的脸陆续跳进那几个方块窗口里，该省的路费省了，该较劲的时候，我们还是买票见面。
会议室那台机器装的是软件客户端，第一次有人用它连会，点开就报错，查了半天才知道是 IE6 的插件拦了连接，换成 Firefox 2 才连上。后来我在每台会场的机器上都先把浏览器试一遍，免得会前手忙脚乱。这种边角上的兼容问题，厂商说明书一个字没提，全靠我们自己踩出来。
还有个麻烦是会议室排不开。视频会占了那台机器，别的人想用会议室演示 PowerPoint 就得让，有回销售急着给客户放片子，跟我们调度会撞了，两拨人在门口僵着。后来行政做了张共享表，谁要用会议室先往上填，视频会也占一格，算是靠一张 Excel 把冲突挡在门外。
会开着的时候，A 市那人打字发来一句，说他们那边网络刚抖了一下，画面卡了十几秒。我们这边看不见他，也不知道他是不是还在听，只能等他打字确认。这种看不见的空白最让人心里没底，线下起码能看见对方在不在状态。后来规矩里加了一条，掉线的人回来先敲一句我在，免得大家对着黑掉的窗口白等。
有回老板临时要在会上放一份 Word 文档逐条过合同条款，屏幕共享一开，画面更卡了，文档翻页都跟不上他念的速度。那次之后我们约好，要共享文档的会单独排，不跟日常调度会挤一块，带宽就那么两兆，贪多谁都看不清。把用途错开，比盲目加设备省心。
