有段时间我打开 Outlook，收件箱里永远躺着两三百封未读，红的蓝的一排排，找一封上周的邮件要翻半天。最丢人那回，老板站在我背后，让我把前天发他的那个附件再发一遍，我在收件箱和"已发送"之间来回翻了快十分钟，他没说话，但我后背那件衬衫估计湿了。那之后我下决心，把邮件这摊子重新收拾一遍。
那种"找不到"的慌，干过活的都懂。明明记得发过、明明就在某个角落，可它躺在三百封未读底下，你翻三遍都翻不到，越翻越急，手底下越乱。那阵子我每天下班前都要把收件箱扫一遍才敢走，生怕漏了谁。说是怕漏，其实是被它拿住了。
我们公司用的是企业邮箱，POP3 收下来，在 Outlook 2003 里管，容量不算宽裕，大附件根本不敢往里塞。我个人的 163 邮箱也接在里头一起看。每天进来的邮件杂得很：客户问价的、同事抄送知会的、系统自动发的、还有几份订阅的 IT 新闻，外加不知从哪来的垃圾。
先立三条规则，让邮件自己分类
Outlook 2003 里有个规则向导，我以前嫌麻烦没动，这次认真用上了。我设了三条，不多，但够用。
第一条，专门收拾订阅和系统通知。凡是主题或发件域里带"退订""newsletter""系统"这些字样的，自动移到一个叫"订阅"的文件夹，根本不进收件箱，也不弹提醒。这一类每天能占二三十封，清走之后，收件箱一下子清爽了。
第二条，处置"抄送知会"。很多邮件主送是别人，我只是被抄上知会一声。这类我设成自动加个颜色类别、移进"抄送知会"文件夹，不提醒、不红色标记。它们重要但不急，等我空了扫一眼就行，不必一进来就抢我的注意力。
第三条，给真急的留个口子。主题里带"紧急""请今天"，或者发件人是老板、关键客户的，留在收件箱，并标成红色类别。这一条是给例外开的，确保我真不能漏的东西，永远在我一眼就看到的地方。
文件夹不能平铺，得长成一棵树
规则把邮件分了类，但光分类不够，得有地方放。我把左边的文件夹整理成了一棵树：收件箱下面挂"待处理""已处理"；再往下是项目名，比如"项目A""项目B"；旁边是"订阅""抄送知会"；最底下是"归档-年份"。
关键在"待处理"这个夹子。凡是需要我回、需要我办、今天之内要动的，从收件箱拖进"待处理"。每天下班前，这个夹子要么清空，要么里面的东西被我挪去对应的项目夹、或者转成纸面待办。它像个漏斗，口子小，逼着我把"还没回"这件事看得清清楚楚，而不是让它们淹在收件箱里假装不存在。
我试过把文件夹铺成一大排平级，结果找起来更乱，因为人懒，新邮件随手就塞"临时"，过两周"临时"比收件箱还脏。树状的好处是层次少、名字短，每次存东西不用动脑想"这该放哪"。
集中两个时段回，不在邮件一来就点
规则和文件夹解决的是"归位"，真正省时间的是"别被打断"。我固定两个集中处理的时间：上午十点左右一次，下午三点左右一次。到点了，先把规则分好的看一遍，再按"待处理"里的顺序回。
不在邮件一进来就回，好处有两个。一个是很多事在等的过程中自己没了，同事上午问我一个货号，我下午回，他说他跑去仓库看过了。这种一天能碰上两三回。另一个是重复的问题可以一次性写清：三个人先后问同一张表的口径，我攒到集中处理时写一段说明，群发相关几位，那一周没人再问。
电话这关，规则管不着，得自己留口子
规则再聪明，也接不住半路杀出来的急事。有回供应商那边突然说一批货发错了，主管在会议室出不来，事情卡在我这儿要立刻回。这种，邮件规则帮不上，靠的是第三条的红色类别让我一眼看见，外加对方直接一个电话打过来。所以我从不跟人说"邮件不回"，我只说"非急的邮件我集中回"，急的，电话永远通着。把这条路留清楚，比任何规则都重要。
找旧邮件，靠的是归档的纪律
收件箱清爽了，另一个好处是旧邮件好找了。我每半年在"归档"底下建一个以年份命名的夹子，项目结束的就整批拖进去。要找去年某份合同，先点开对应年份，再按发件人排一下，几秒。从前所有东西堆在收件箱，找一封得用搜索框碰运气，搜出来的还混着几十封无关的。
大附件和垃圾，各有各的处置
公司邮箱小，超过几兆的附件我从不往邮件里塞。真要传大文件，走 FTP，或者刻张盘让人带过去，邮件里只留一句"文件已上传，路径是……"。这一点客户也都习惯，反倒是我见过有人把二三十兆的标书直接挂邮件里，结果对方收不下来，来回折腾。
垃圾邮件，Outlook 2003 自带一个筛选，我开了，又手动加了几个域名黑名单。公司服务器那头也有过滤。双保险之下，漏进来的还有，但每天手动清的量很小。我不依赖它，每天仍会扫一眼"订阅"和"抄送知会"里有没有夹带的真事。规则不是上帝，有回一条要紧的邮件被第三条误标了类别，差点漏回，从那以后我留了这么一手。
用了这段时间的实情
不吹，效果是有的。现在收件箱常驻未读不到十封，真正要找东西，按发件人加日期排一下，几秒钟。每天清两次、每次不到十分钟，是我自己掐表试出来的。
对比一下：收拾之前，我每天光在收件箱里翻找、纠结先回哪封，平均要耗掉一个多钟头；现在这段归拢到每天不到二十分钟。一年按两百五十个工作日算，这笔账省下来的，是差不多一百个小时。
这套东西我也不是一天搭起来的，中间推翻重来过两回。第一回规则设了九条，把自己绕晕；第二回文件夹铺成平级，更乱。现在这版是第三回，三条规则、一棵树、两个时段，是我自己反复试出来的最小够用集。它不完美，但够我每天不被邮件追着跑。
也有没搞定的。规则设过九条，后来发现太多反而乱，自己都记不清哪条管什么，砍到三条才顺。还有那种半截插进来的急事，规则接不住，只能靠第三条的红色类别兜底，再不行，人家直接打电话，电话我这关不拦。
现在收件箱常驻未读不到十封，下班前我把它关掉，安心去接孩子。工具替不了那些本来就该回的活儿，但至少它不再用满屏红字天天追在身后。这版是从九条规则砍到三条、从平铺文件夹换成树状之后才顺的，中间折腾的那两回，算交的学费。
